「電子帳簿保存法」とは、これまで紙文書で保存していた国税関係帳簿書類を、一定の要件を満たせば電子データで保存できる法律です。
1998年に制定された法律ですが、「令和3年度税制改正の大綱」が閣議決定され、2022年1月からは新しい改正内容で施行されます。
オフィスでのペーパーレス化が推進され、作業の効率化やコストの削減・省スペース化などさまざまな効果が期待できるため、経営者や帳簿・書類の管理者であれば理解しておきたい法律です。
この記事では2022年1月から施行される新しい内容の「電子帳簿保存法」について、簡単に解説します。
1.電子帳簿保存法の簡単な概要
ペーパーレス化の推進や作業の効率化・コストの削減・省スペース化などが、「電子帳簿保存法」の大きなメリットです。
総勘定元帳や仕訳帳・現金出納帳などの帳簿と、棚卸表・賃借対照表・損益計算書・契約書などの書類が、電子データで保存できます。
これらの書類はデータ改ざん防止のため、紙文書での保存が原則です。
しかし、一定の要件を満たせば電子データで保存できます。
1-1. 事実や関連性を確認できるか
電子データは簡単に改ざんできるため、データを訂正・削除した場合にその事実と内容を確認できるか、ほかの帳簿の記録と見比べた際の関連性が確認できるかなどの「真実性の確保」が必要です。
これは訂正・削除内容が後から確認できる電子計算機処理システムを導入すれば、クリアできるでしょう。
また、システムの関係書類の備え付けも要件の1つです。
1-2.可視性はあるか
電磁的記録（磁気テープなど人の知覚で認識不可能な方式での記録）の保存をする場所には、次の要件が必要です。
・電子計算機やプログラム・ディスプレイ・プリンタなどの操作説明書を備え付けること
・電磁的記録がディスプレイの画面や書面にわかりやすく、速やかに出力できる状態にあること
・記録項目や日付・金額の範囲、2つ以上の任意の記録事項の組み合わせを、検索条件に設定できること
詳しくは国税庁のホームページをご覧ください。
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/05.htm
2.電子データの保存方法
電子データで保存する場合、作成した帳簿・書類によって保存方法が違います。
主に保存可能な帳簿・書類は、以下の通りです。
・帳簿（総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳・売掛金元帳・売上帳・仕入帳など）
・書類（棚卸表・賃借対照表・損益計算書・注文書・契約書・領収書など）
間違った認識で保存すると、訂正作業などに追われ効率が下がるため、保存方法はきちんと理解しておきたいポイントです。
この章では、「電子帳簿保存法」で認められている電子データの保存方法について解説します。
2-1.パソコンで作成した帳簿・書類をそのまま保存
パソコンなどで作成した帳簿・書類を、そのまま電子データで保存します。
作成したデータをプリントアウトする必要がないため、作業効率のアップとコストの削減が可能です。
2-2. 紙文書はスキャンして保存
取引先によっては、契約書や注文書を紙文書でやり取りする場合もあります。
紙文書を電子データで保存したい場合は、スキャンすれば保存可能です。
2-3. 電子取引データはそのまま保存
電子取引した情報は、そのままデータで保存できます。
電子データでやり取りした注文書や、契約書・送り状・領収書・見積書の書類などが保存可能です。
3. まとめ
「電子帳簿保存法」について簡単にご紹介しました。
まったく知識がなかった方・これから知識を付けたいと考えている方は、何となくでもイメージができたのではないでしょうか。
次回は、2022年1月に施行される改正内容について、改正前の内容と比較して解説します。
わからないことがあればマネカレにご相談ください。
